Définition des archives. Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. Code du patrimoine, art. L211-1.
Définition de l’archivage électronique. Ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, sécuriser, communiquer et restituer des documents électroniques, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour les besoins d’informations à des fins patrimoniales […] C’est un processus métier permettant de garantir la conservation des documents et des données dans le temps, leur accès indépendamment du système qui les a produits, leur intégrité et la traçabilité des opérations réalisées (migration de format, de support…). Magnien A., Vade-mecum de l’archivage des documents électroniques, Archives nationales, janvier 2012, p. 25.
Formation
L’archivage électronique à la MSH Mondes
Depuis la production des dossiers sur votre ordinateur
jusqu’à leur transfert au service des archives
Public : les membres permanents des unités UMR et UAR
Dates et lieu : 24 mars ou 14 avril ou 19 mai 2022 de 10h à 12h à la MSH Mondes, bâtiment René-Ginouvès, salle du conseil
Programme :
- Introduction : définition des archives ; le cycle de vie des documents électroniques
- Quels documents électroniques verser ?
- Comment organiser les documents ?
- Comment nommer les dossiers et les fichiers ?
- Quel format d’enregistrement utiliser ?
- Que faire en cas de vrac électronique ?
- Comment effectuer un versement d’archives électroniques ?
La méthodologie proposée vous permettra de définir une organisation efficace de vos dossiers et fichiers. Vous retrouverez ainsi facilement les informations utiles à votre activité. Les dossiers constitués seront exploitables à long terme. Après leur versement au service des archives, vos documents électroniques bénéficieront d’une gestion continue par le service et d’un stockage sécurisé au sein de l’Huma-Num Box de la MSH Mondes (TGIR Huma-Num du CNRS) jusqu’à leur versement aux Archives nationales.
