Créé en 2000, le service est responsable de la gestion des archives publiques, administratives et scientifiques, des unités de la MSH Mondes, depuis leur production (archives courantes) et pendant toute la durée de leur conservation après versement (archives intermédiaires), quels que soient leur forme (documents textuels, graphiques, photographiques...) et leur support (documents sur supports physiques, documents électroniques). Conformément au code du patrimoine (Livre II. Archives) et à l'instruction n°DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007, à l'issue de la période d'archivage intermédiaire, les documents/données conservés sans limite de durée (archives définitives) sont versés aux Archives nationales. Le tableau de gestion des archives publiques de la MSH Mondes, établi par le service en collaboration avec les directeurs et les membres des unités puis validé par le Service interministériel des Archives de France, définit les modalités de gestion des documents/données.
Les fonds et les collections. Les archives actuellement conservées sont issues des unités suivantes : ArchAm ; Archéologie des Amériques, UMR 8096 ; ArScAn Archéologies et Sciences de l'Antiquité, UMR 7041 ; Lavue Laboratoire Architecture Ville Urbanisme Environnement, UMR 7218 ; Temps Technologie et Ethnologie des Mondes PréhistoriqueS, UMR 8068 ; Trajectoires UMR 8215 ; MSH Mondes, USR 3225.
Domaines : archéologie, préhistoire, protohistoire, ethnologie, histoire ancienne et médiévale, lettres classiques, sociologie…
Chiffres clés : 2 kml d'archives physiques ; 8 T0 d'archives électroniques ; 141 640 documents numérisés
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Nos missions
Gérer les archives courantes. Les archivistes sont à la disposition des membres de la MSH Mondes pour les aider à gérer leurs archives physiques et électroniques dans les bureaux et à procéder à un versement lorsque les dossiers ne sont plus actifs. Quels que soient la forme et le support des documents, les préconisations des archivistes portent sur les aspects suivants : plan de classement des documents/données, classement, constitution des dossiers, métadonnées, nommage et format des dossiers/fichiers, tri et élimination, versement, sauvegarde et stockage.
Collecter. Lorsque les documents/données ne sont plus d’utilité courante, ils prennent le statut d’archives intermédiaires. Le service organise alors leur versement. Un bordereau de versement rédigé par le producteur est transmis au service qui prend la responsabilité de la gestion des archives.
Traiter. Les archivistes procèdent au traitement intellectuel et matériel des documents/données et rédigent un instrument de recherche accessible en ligne. Les documents physiques sont conservés dans des magasins sécurisés. Ils sont conditionnés dans des boîtes en matériaux neutres afin d’assurer leur conservation. Les archives électroniques natives et les archives numérisées sont conservées sur un serveur dédié géré par les archivistes. Les documents éliminables (cf. Tableau de gestion des archives de la MSH Mondes) sont détruits après visa du service interministériel des archives de France. Toute destruction d’archives publiques est interdite sans ce visa (art. 16 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 et art. L. 214-3 du code du patrimoine, livre II).
Communiquer. Les archives publiques sont soumises à des règles juridiques qui définissent leurs modalités de consultation, reproduction et réutilisation. Les documents qualifiés d' « œuvres de l’esprit » bénéficient d’une protection liée à l’application du droit d'auteur. Les documents sont communiqués dans la salle de lecture du service ou bien dans les bureaux des unités pour les communications internes. Un scanner est à la disposition des lecteurs. Le service fournit des copies d’archives électroniques natives et d’archives numérisées. Toute mention ou reproduction d’un document d’archives doit être accompagnée de ses références exactes et complètes (nom de l’auteur, titre du document, date…), ainsi que de la mention « Archives de la MSH Mondes » suivie de la cote.
Transférer. Au terme de la durée définie dans le tableau de gestion d’archives et après accord des producteurs, le service organise le transfert des archives définitives aux Archives nationales en rédigeant un bordereau de versement. Les archives transférées restent à la disposition des unités et des membres rattachés à la MSH Mondes.
Valorisation des archives
Le service apporte un appui archivistique aux membres de la MSH Mondes qui souhaitent réutiliser les archives dans le cadre de programmes scientifiques financés.
Le service propose les prestations suivantes :
• Traitement archivistique des documents et rédaction d’instrument de recherche adapté (logiciel AtoM).
• Numérisation des archives par des prestataires spécialisés en numérisation patrimoniale.
• Remise des archives numérisées aux producteurs pour réutilisation.
• Mise en ligne des documents.
• Conservation sécurisée des fichiers numériques.
Le service participe à la construction de guides des sources en collaboration avec les membres de la MSH Mondes et des institutions extérieures.
