Le pôle est responsable de la gestion des archives publiques, administratives et scientifiques, des unités de la MSH Mondes, depuis leur production (archives courantes) et pendant toute la durée de leur conservation après versement (archives intermédiaires), quels que soient leur forme (documents textuels, graphiques, photographiques…) et leur support (documents sur supports physiques, documents électroniques).
Consulter les archives. Les documents actuellement conservées au sein du pôle sont inventoriés et décrits dans les instruments de recherche en ligne. Ils sont communiqués dans la salle de lecture du service ou bien dans les bureaux des unités pour les communications internes.
Gérer vos documents. Les archivistes sont à la disposition des membres de la MSH Mondes pour les aider à gérer leurs archives physiques et électroniques dans les bureaux et à procéder à un versement lorsque les dossiers ne sont plus actifs.
Archivage électronique. Les personnels du pôle proposent des conseils et un accompagnement à l’archivage électronique depuis la production des dossiers jusqu’à leur transfert au pôle archives (organisation, nommage, formats, archivage pérenne).
Partenariat. Le pôle apporte un appui archivistique aux membres de la MSH Mondes qui souhaitent réutiliser les archives dans le cadre de programmes scientifiques financés ou d’actions de médiation culturelle.
Créé en 2000, le pôle assure l’archivage intermédiaire d’un fonds constitué d’archives issues des unités suivantes : ArchAm Archéologie des Amériques, UMR 8096 ; ArScAn Archéologies et Sciences de l’Antiquité, UMR 7041 ; Lavue Laboratoire Architecture Ville Urbanisme Environnement, UMR 7218 ; Temps Technologie et Ethnologie des Mondes PréhistoriqueS, UMR 8068 ; Trajectoires UMR 8215 ; MSH Mondes UAR 3225.
Conformément au code du patrimoine (Livre II. Archives) et à l’instruction no DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007, à l’issue de la période d’archivage intermédiaire, les documents/données conservés sans limite de durée (archives définitives) sont versés aux Archives nationales. Le tableau de gestion des archives publiques de la MSH Mondes, établi par le service en collaboration avec les directeurs et les membres des unités puis validé par le Service interministériel des Archives de France, définit les modalités de gestion des documents/données.
Les archives publiques sont soumises à des règles juridiques qui définissent leurs modalités de consultation, reproduction et réutilisation. Les documents qualifiés d’« œuvres de l’esprit » bénéficient d’une protection liée à l’application du droit d’auteur. Toute mention ou reproduction d’un document d’archives doit être accompagnée de ses références exactes et complètes (nom de l’auteur, titre du document, date…), ainsi que de la mention « Archives de la MSH Mondes » suivie de la cote.
